Politique de confidentialité

DATE DE LA DERNIÈRE MISE À JOUR : 2024-05-30

L’AJHQ (ci-après « nous ») estime que la protection des renseignements personnels revêt une importance capitale. C’est pour cette raison que nous avons établi la présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique »), laquelle a pour objet de protéger votre intégrité ainsi que votre droit de décider de divulguer ou non vos renseignements personnels.

La présente Politique énonce la manière dont l’AJHQ recueille, utilise, communique, traite et protège vos renseignements personnels. En utilisant notre site Web https://www.ajhq.ca/ (le « Site Web ») ou en concluant des transactions avec nous, vous acceptez que nous puissions recueillir, utiliser, traiter, communiquer et conserver vos renseignements personnels conformément aux modalités décrites aux présentes. Si vous n’acceptez pas de respecter la présente Politique et d’y être lié, vous n’êtes pas autorisé à visiter, à consulter ou à utiliser notre Site Web, ni à nous communiquer vos renseignements personnels dans le cadre des mandats que vous nous confiez.

Nos pratiques en matière de protection de la vie privée sont conformes aux lois suivantes

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE – loi fédérale)
Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (modifiée par la Loi 25, soit la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels – loi provinciale)

Tous les renseignements personnels sont recueillis de manière loyale et non intrusive, et avec votre consentement. Les renseignements personnels recueillis ne sont accessibles qu’aux seules personnes nécessaires à la réalisation des fins pour lesquelles ils sont recueillis. L’AJHQ s’engage à respecter la vie privée de ses clients, de ses employés, des candidats et de tous les visiteurs de son Site Web qui choisissent volontairement de nous transmettre des renseignements personnels. Nous reconnaissons l’importance de protéger et de gérer les renseignements personnels que vous nous communiquez. La présente Politique vous aidera à comprendre quels renseignements nous recueillons, comment ils seront utilisés et à qui ils peuvent être communiqués.

La présente Politique explique les pratiques de l’AJHQ à l’égard des renseignements recueillis auprès de ses utilisateurs par l’entremise de son Site Web.

1. L’ENGAGEMENT DE L’AJHQ À L’ÉGARD DES DIX PRINCIPES DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Au Canada, les « principes de l’information équitable » relatifs aux renseignements personnels sont énoncés dans une série de 10 principes élaborés par l’Association canadienne de normalisation et consacrés par la législation canadienne sur la protection des renseignements personnels, la LPRPDE. L’AJHQ se conforme aux 10 principes de protection de la vie privée suivants :

Principe 1 – Responsabilité

L’AJHQ est responsable des renseignements personnels qui relèvent d’elle.

Principe 2 – Détermination des fins de la collecte

L’AJHQ détermine les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis au moment de la collecte ou avant celle-ci. Certaines des fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou communiqués sont décrites dans la présente Politique. Dans l’éventualité où nous souhaiterions recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à des fins autres que celles décrites dans la présente Politique, l’AJHQ obtiendra votre consentement.

Principe 3 – Consentement

L’AJHQ s’engage à obtenir votre consentement éclairé à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, sauf dans les cas prévus par la loi.

Principe 4 – Limitation de la collecte

L’AJHQ limitera la collecte de renseignements personnels, tant quant à leur nature qu’à leur quantité, à ce qui est nécessaire à la réalisation des fins déterminées par l’AJHQ. Nous recueillerons vos renseignements personnels par des moyens loyaux et licites, et non en vous induisant en erreur ou en vous trompant quant aux fins pour lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels.

Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

L’AJHQ n’utilisera ni ne communiquera vos renseignements personnels à des fins autres que celles qui ont été déterminées et pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec votre consentement préalable ou dans la mesure permise ou exigée par la loi. L’AJHQ ne conservera vos renseignements personnels que pendant la période nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

De plus, nos périodes de conservation peuvent être modifiées de temps à autre pour répondre à des intérêts légitimes (par exemple, pour assurer la sécurité des renseignements personnels, pour prévenir les abus et les atteintes ou pour poursuivre des criminels).

Vous pouvez également avoir l’assurance qu’une fois la fin pour laquelle les renseignements ont été recueillis réalisée, nous les détruirons ou les anonymiserons conformément à la loi.

Principe 6 – Exactitude

L’AJHQ s’efforcera de veiller à ce que vos renseignements personnels soient exacts, complets, à jour et nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Principe 7 – Mesures de sécurité

L’AJHQ protégera vos renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des renseignements.

Principe 8 – Transparence

L’AJHQ mettra à votre disposition de l’information sur ses politiques et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels.

Principe 9 – Accès aux renseignements personnels

Sous réserve de certaines exceptions, l’AJHQ vous informera, sur demande écrite, de l’existence, de l’utilisation et de la communication de vos renseignements personnels et vous donnera accès à ces renseignements. Toute personne doit pouvoir contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements que nous détenons à son sujet et les faire modifier, le cas échéant.

Principe 10 – Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de notre équipe concernant notre respect de la présente Politique.

2. CONSENTEMENT

2.1 La présente Politique s’applique à tous les renseignements recueillis par l’AJHQ et pour son compte, qu’ils soient recueillis par écrit, verbalement ou par voie électronique, ou par l’entremise de tout site Web exploité par l’AJHQ ou pour son compte. En naviguant sur le Site Web ou en concluant des transactions avec l’AJHQ, vous consentez à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnels conformément aux fins décrites aux présentes.

2.2 EN TRANSMETTANT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L’AJHQ ET/OU EN NAVIGUANT SUR LE SITE WEB ET EN L’UTILISANT, VOUS CONSENTEZ À CE QUE L’AJHQ RECUEILLE, UTILISE ET COMMUNIQUE CES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS CONFORMÉMENT À LA PRÉSENTE POLITIQUE ET SOUS RÉSERVE DES CONDITIONS PERMISES OU EXIGÉES PAR LA LOI.

3. CONSENTEMENT AU PARTAGE ET À LA COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En plus de consentir aux modalités de la présente Politique, y compris à toute politique complémentaire applicable, vous consentez à ce que l’AJHQ partage les renseignements personnels que vous nous avez fournis, selon les modalités énoncées aux présentes.

4. NATURE DES RENSEIGNEMENTS QUE NOUS RECUEILLONS

4.1 On entend par renseignements personnels tout renseignement concernant la situation personnelle ou matérielle d’une personne physique identifiée ou identifiable. Est identifiable la personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un ou plusieurs éléments propres à son identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

4.2 Les renseignements personnels comprennent notamment, sans s’y limiter, les nom et prénom d’une personne, son adresse résidentielle, son numéro de téléphone résidentiel, son numéro de téléphone cellulaire, son adresse courriel et les renseignements relatifs à son emploi, tels que ceux pouvant figurer dans un curriculum vitæ, les renseignements issus d’une vérification des antécédents ou les références d’employeurs antérieurs.

4.3 On entend par renseignements non personnels tout renseignement du domaine public. Les renseignements de nature professionnelle sont considérés comme des renseignements non personnels et ne font donc pas l’objet d’une protection particulière; ils peuvent être régulièrement partagés avec des personnes tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’AJHQ. Les renseignements d’affaires comprennent notamment, sans s’y limiter : le nom de l’entreprise, son adresse, son adresse courriel et son numéro de téléphone d’affaires, et ils ne sont pas considérés comme des renseignements personnels dans certains ressorts.

4.4 On entend par renseignements personnels sensibles les renseignements personnels qui, de par leur nature ou en raison du contexte de leur utilisation ou de leur communication, suscitent une attente raisonnable élevée en matière de vie privée.

4.5 Dans le cadre de nos activités, nous pouvons recueillir, traiter et utiliser différents types de renseignements personnels que vous nous transmettez, uniquement si la loi nous le permet, y compris les renseignements énumérés ci-dessous :

vos coordonnées, telles que vos nom et prénom, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone, pour vous abonner à notre infolettre;
vos coordonnées, telles que vos nom et prénom, votre adresse courriel et votre titre d’emploi, pour vous inscrire à nos événements;
vos coordonnées, telles que vos nom et prénom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre université, vos champs d’intérêt, votre admissibilité à réaliser le stage, votre curriculum vitæ et votre lettre de présentation, pour nous soumettre une candidature spontanée; et
vos coordonnées, telles que vos nom et prénom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, l’objet de votre demande et tout autre renseignement que vous nous transmettez volontairement lorsque vous utilisez la section « Écrivez-nous ».

5. INTERNAUTES – TÉMOINS (COOKIES), ADRESSES DE PROTOCOLE INTERNET (IP) ET RENSEIGNEMENTS DE NAVIGATION

5.1 Témoins (cookies) – en plus des renseignements personnels, nous utilisons des outils de collecte de renseignements tels que les témoins (cookies) sur certaines pages de notre Site Web afin d’analyser la navigation sur celui-ci. Les témoins (cookies) sont des éléments d’information qu’un site Web envoie au disque dur d’un internaute lorsque celui-ci visite une page Web. Les témoins (cookies) permettent au site de mémoriser des renseignements importants qui rendront votre visite plus utile. Nous utilisons les témoins (cookies) pour améliorer vos visites ultérieures. Si vous ne souhaitez pas recevoir de témoins (cookies), si vous souhaitez configurer votre navigateur de manière à être avisé chaque fois qu’un témoin est transmis, ou si vous souhaitez désactiver tous les témoins (cookies), utilisez la section Gérer mes témoins et/ou les options de votre navigateur pour ce faire. L’option « Aide » de votre navigateur peut vous guider dans la modification de vos préférences en matière de témoins (cookies). Veuillez noter qu’en désactivant les témoins (cookies), vous pourriez ne pas être en mesure de profiter de certaines fonctionnalités offertes sur notre Site Web.

5.2 Les témoins (cookies) peuvent cesser d’exister à la fin d’une session de navigation (une session de navigation se définit comme la période allant du moment où l’internaute ouvre son navigateur jusqu’au moment où il le quitte), ou encore ils peuvent être conservés pendant une période plus longue, voire indéfinie.

5.3 Témoins (cookies) persistants – Ces témoins sont stockés sur le disque dur de l’utilisateur et survivent à la fin des sessions, ce qui permet d’enregistrer les préférences ou les actions d’un utilisateur entre les différentes pages d’un même site Web (ou, dans certains cas, entre différents sites Web). Les témoins (cookies) persistants peuvent être utilisés à diverses fins, comme l’enregistrement des choix et des préférences d’un utilisateur lors de sa visite du Site Web.

5.4 Adresse de protocole Internet (IP) – Une adresse de protocole Internet (IP) est attribuée à la connexion Internet de votre ordinateur par votre fournisseur de services Internet. L’AJHQ peut utiliser cette adresse pour diagnostiquer les problèmes liés à ses serveurs Web, pour administrer son Site Web et pour maintenir le contact avec un internaute pendant qu’il visite son Site Web. L’adresse IP de votre connexion peut également être utilisée pour vous fournir des renseignements en fonction de l’endroit d’où vous naviguez sur le Site Web. L’AJHQ n’associe pas votre adresse IP à vos renseignements personnels.

5.5 Renseignements de navigation – ils servent à mesurer l’intérêt suscité par certaines parties de notre Site Web et leur utilisation, ainsi que l’efficacité de certains programmes promotionnels administrés par l’AJHQ ou pour son compte. Ces renseignements ne permettent pas de vous identifier; il s’agit plutôt de données statistiques concernant la durée de la visite, les pages consultées et l’ordre dans lequel les pages ont été visitées. L’AJHQ effectue une analyse statistique de ces renseignements de navigation afin d’établir des profils d’internautes et de déterminer leurs comportements et leurs caractéristiques. L’AJHQ peut partager ces renseignements avec des tiers; toutefois, aucun de ces renseignements ne permet de vous identifier ni de déterminer quoi que ce soit de personnel à votre sujet.

5.6 Nous utilisons également les services de Google Analytics pour recueillir des renseignements de navigation sur notre Site Web. Pour vous désabonner de Google Analytics, veuillez visiter https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

6. COMMENT NOUS UTILISONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

6.1 Nous utilisons vos renseignements personnels pour faciliter le traitement des demandes que vous nous soumettez. Nous avons pris soin d’élaborer une politique de confidentialité adaptée afin de vous informer de l’utilisation que nous faisons de vos renseignements personnels.

6.2 L’AJHQ peut communiquer directement avec vous par courriel, par la poste ou par téléphone aux fins décrites aux présentes, par exemple pour vous offrir certains de nos services nouveaux ou existants.

6.3 L’AJHQ peut utiliser vos renseignements personnels aux fins légitimes décrites ci-dessous :

vous fournir des services et exécuter des mandats;
vous permettre de vous abonner à nos infolettres;
vérifier votre identité et examiner vos antécédents personnels, dans la mesure permise par la loi;
exploiter, entretenir, superviser, développer, améliorer et offrir l’ensemble des fonctionnalités de notre Site Web;
gérer les risques et les opérations;
respecter nos obligations en vertu des lois et règlements applicables;
détecter et prévenir la fraude, les erreurs, les pourriels, les abus, les incidents de sécurité et autres activités préjudiciables;
vous transmettre des communications conformément à la loi;
permettre la fonction de postuler un emploi auprès de l’AJHQ; et
à toute autre fin permise ou exigée par la loi.

6.4 L’AJHQ n’utilisera aucun renseignement personnel recueilli en vertu de la présente Politique ou en vertu de toute autre loi ou de tout autre règlement à quelque autre fin que ce soit, à moins d’avoir obtenu votre consentement préalable, sauf dans certaines circonstances exceptionnelles où l’AJHQ croit raisonnablement et de bonne foi que la loi l’y oblige.

7. PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

7.1 L’AJHQ ne vend, ne transfère ni ne cède aucun renseignement personnel à des tiers. Nous pouvons toutefois partager des renseignements personnels avec nos fournisseurs de services, dont certains sont situés à l’extérieur du Québec mais au Canada, ou en Europe, avec nos consultants ou avec nos filiales, à des fins d’affaires internes. Sauf dans les cas décrits dans la présente Politique, l’AJHQ ne communiquera aucun renseignement personnel à des tiers, à moins que le client ne le demande, qu’il ne consente à une telle communication, ou que cette communication ne soit nécessaire ou permise par la loi.

7.2 Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec nos mandataires, nos sociétés affiliées ou nos fournisseurs de services qui agissent pour l’AJHQ ou pour son compte dans le cadre des activités de l’AJHQ, ou avec toute personne qui traite les données conformément aux fins pour lesquelles elles ont été obtenues (comme l’entretien de nos bases de données sécurisées). Lorsque nous communiquons vos renseignements personnels à des fournisseurs de services, nous concluons avec eux des contrats écrits avant de leur communiquer vos renseignements personnels, et nous ne leur fournissons que les renseignements personnels dont ils ont besoin pour exécuter leur mandat. Dans le cadre de ces contrats avec nos fournisseurs de services, nous nous engageons à respecter les principes énoncés dans la présente Politique, et ces fournisseurs de services sont tenus d’utiliser les renseignements personnels conformément à nos instructions et uniquement aux fins pour lesquelles ils leur ont été fournis. De plus, ces fournisseurs de services nous offrent des garanties suffisantes qu’ils mettront en œuvre des mesures de protection adéquates et proportionnelles à la sensibilité des renseignements personnels traités ou communiqués. Lorsque nos fournisseurs de services n’ont plus besoin de vos renseignements personnels, nous leur demandons de les détruire de manière appropriée.

7.3 Les renseignements personnels que vous fournissez à l’AJHQ sont considérés comme un actif de l’organisation et peuvent être communiqués ou transférés à un tiers dans le cadre d’une vente (projetée ou réalisée), d’une location, d’une fusion ou de tout autre type d’acquisition, de vente ou de financement de la totalité ou d’une partie de l’AJHQ, ou de tout actif commercial ou de toute part de l’AJHQ ou de l’une de ses divisions, à condition toutefois qu’une telle communication ou un tel transfert n’ait pas d’incidence sur les produits ou services rendus aux clients par le tiers.

7.4 Bien que nous déployions des efforts raisonnables pour préserver la confidentialité des renseignements personnels, l’AJHQ se réserve le droit de communiquer des renseignements personnels à un tiers dans certaines circonstances particulières, notamment : pour répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales, pour se conformer à une loi, à un règlement, à un mandat de perquisition, à une assignation à comparaître, à une procédure judiciaire, à une ordonnance d’un tribunal ou à toute autre exigence de la loi, pour faire respecter nos politiques ou nos contrats, dans le cadre du recouvrement de créances, pour protéger les utilisateurs de nos sites contre une utilisation frauduleuse ou abusive, dans des situations d’urgence où la sécurité est compromise, selon ce que détermine l’AJHQ, ou encore lorsque cela est nécessaire pour établir, exercer ou défendre un recours en justice. De plus, nos rapports d’utilisation des serveurs peuvent être examinés de temps à autre pour des raisons de sécurité, par exemple pour détecter des activités non autorisées sur notre Site Web. Dans ce cas, les données figurant sur les serveurs, y compris les adresses IP, seraient communiquées aux autorités afin qu’elles puissent identifier les utilisateurs dans le cadre de l’enquête sur les activités non autorisées.

8. VOS DROITS

8.1 À titre de personne concernée, vous pouvez exercer les droits énoncés ci-dessous en écrivant à notre équipe, à l’adresse info@ajhq.ca

Vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de demander une copie papier des documents contenant vos renseignements personnels, sous réserve des exceptions prévues par la loi applicable;
Vous avez le droit de faire rectifier, modifier et mettre à jour les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet s’ils sont incomplets, équivoques, périmés ou inexacts;
Vous avez le droit de retirer ou de modifier en tout temps votre consentement à la collecte, à l’utilisation, à la communication ou à la conservation de vos renseignements personnels par l’AJHQ, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables.
Vous avez le droit de nous demander de cesser la diffusion de vos renseignements personnels et de désindexer tout hyperlien rattaché à votre nom qui donne accès à ces renseignements, lorsque cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire; et
Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information, sous réserve des conditions prévues par la loi applicable.

Afin de traiter votre demande, il pourra vous être demandé de fournir une pièce d’identité appropriée ou de vous identifier d’une autre manière.

9. LIENS VERS DES SITES WEB EXTERNES APPARTENANT À DES TIERS

9.1 Veuillez noter que notre Site Web peut contenir des liens vers d’autres sites Web qui ne sont pas affiliés à l’AJHQ. L’AJHQ n’exerce aucun contrôle sur ces sites Web ni sur leurs pratiques en matière de protection de la vie privée, lesquelles peuvent différer de celles de notre Site Web. La présente Politique ne peut s’appliquer et ne s’applique pas à un site Web externe. Nous n’endossons les sites Web de tiers ni ne formulons de déclaration à leur sujet. Les renseignements personnels que vous choisissez de fournir à des tiers ne sont pas visés par la présente Politique. Nous vous encourageons à prendre connaissance de la politique de confidentialité de toute entreprise ou de tout site Web avant de transmettre des renseignements personnels. Des tiers peuvent choisir de partager avec l’AJHQ les renseignements personnels qu’ils détiennent; un tel partage est assujetti à la politique de confidentialité de ce tiers.

10. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SENSIBLES

Dans le cadre de nos activités, il est peu probable, mais non impossible, que nous ayons besoin, dans certaines circonstances, de recueillir des renseignements personnels considérés comme étant de nature sensible, lorsque cela est strictement nécessaire à nos opérations. Le cas échéant, nous veillerons à obtenir votre consentement exprès à cet effet, conformément à la loi.

11. LIMITATION DE RESPONSABILITÉ

L’AJHQ s’engage à prendre toutes les mesures raisonnables pour assurer un niveau de confidentialité et de sécurité des renseignements personnels conforme aux normes technologiques appropriées à son secteur d’activité.

Malgré ce qui précède, vous déclarez comprendre et reconnaître qu’aucun système informatique n’offre une sécurité absolue et qu’il existe toujours un certain degré de risque lié à la transmission de renseignements personnels sur le réseau public qu’est Internet.

Vous convenez que l’AJHQ ne peut être tenue responsable de toute atteinte à la confidentialité, de tout piratage, virus, perte, vol, utilisation abusive ou altération de renseignements personnels transmis ou hébergés sur ses systèmes ou sur ceux d’un tiers. Vous renoncez également à toute réclamation à cet égard, sauf en cas de faute lourde ou de faute intentionnelle de la part de l’AJHQ. En conséquence, vous convenez de tenir l’AJHQ ainsi que ses dirigeants, ses administrateurs, ses sociétés affiliées et ses partenaires d’affaires indemnes de tout dommage de quelque nature que ce soit, direct ou indirect, accessoire, spécial ou consécutif, découlant de l’utilisation de vos renseignements personnels ou s’y rapportant.

12. PERSONNES ÂGÉES DE MOINS DE 14 ANS

Nous ne recueillons ni n’utilisons sciemment de renseignements personnels provenant de personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous avez moins de 14 ans, vous ne devez pas nous transmettre vos renseignements personnels sans le consentement de votre parent ou tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous constatez que votre enfant nous a transmis des renseignements personnels sans consentement, veuillez communiquer avec nous au moyen des coordonnées indiquées à l’article 8.1 ci-dessus pour demander que nous supprimions de nos systèmes les renseignements personnels de cet enfant.

13. MODIFICATIONS À NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La présente politique de confidentialité entre en vigueur le 28 mai 2024. L’AJHQ se réserve le droit de mettre à jour la présente politique de confidentialité en tout temps. Lorsque l’AJHQ apporte des modifications à la présente politique de confidentialité, nous modifions également la date de la « dernière mise à jour » qui figure au haut de la politique de confidentialité de l’AJHQ. L’AJHQ vous encourage à consulter périodiquement la présente politique de confidentialité afin d’être informé de la manière dont l’AJHQ protège vos renseignements et d’être avisé de toute modification apportée à la politique de confidentialité. Votre utilisation du Site Web après la publication d’une politique de confidentialité modifiée constitue votre consentement à être lié par ces modifications. La présente politique de confidentialité est intégrée à toutes les conditions générales régissant les différents sites Web ainsi qu’à tous les programmes et services utilisés ou exploités par l’AJHQ ou pour son compte. Toute modification apportée à la présente politique de confidentialité entre en vigueur dès sa publication par l’AJHQ.

14. NOUS JOINDRE

Si vous avez des questions au sujet de la présente Politique ou si vous souhaitez exercer les droits décrits à l’article 8.1, communiquez avec nous à l’adresse suivante :

Association des juristes helléniques du Québec (AJHQ)
1209, avenue Bernard, bureau 208, Montréal (QC) H2V 1V7
info@ajhq.ca
514-400-1208